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办公室管理规定??

发布时间:2017-01-01
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办公室管理规定  

一、办公室行为规范

为树立联合会对外形象,营造一个整洁、舒适、安全的办公环境,根据联合会实际情况,特制定该行为准则。

1、着装正规、整洁,不穿拖鞋,仪容得当。

2、保持办公室个人以及负责区域桌面、柜子、地面整洁,除水杯以外尽量不留私人物品。

3、空调制冷后应及时调至25-26°,钥匙应妥善保管,如不慎丢失,及时告知办公室,领取备用钥匙。

4、遵守上班时间,因故迟到和请假的,必须事先电话联络。

5、工作中不得大声喧哗,不要随意离开自己的岗位,上班期间不从事与本职工作无关的私人事务。

6、热爱本职工作,不断提高业务技能,恪守职业道德,不外泄联合会机密,不做有损联合会形象、利益的事情。

7、办公用品和文件须妥善保管,定期整理,使用后马上归还到指定位置。

8、合理使用办公用品,严禁公物私用,环保纸张背面可能含有效信息,注意对内使用,爱惜办公设备,物资尽量循环利用,办公设备如发现有故障应及时处理。

9、有事需长时间离开办公位时,应将办公桌作简易清理,并知会其他同事。

10、保持个人及所负责区域整洁。定期浇花、擦洗自己办公桌及用品,书籍、文件夹等资料摆放整齐。下班时,要关闭办公电脑,文件、文具、用纸等归纳整理,椅子归位,及时倾倒垃圾。最后离开办公室的员工,确保关好门窗,关闭办公设备,检查火、电等安全事宜。

11、值班人员要履行自身职责,上班提前10分钟到,下班应最后出门。及时清洁,保持各办公室随时可用状态。检查会议室用水,开过的矿水水及时丢弃。因工作安排或其他原因未能正常值班,须提前找人代替,做好交接。

12、秘书处专职工作人员必须全职,任何人不得在外兼任获取薪金的工作或兼任各种名誉职务;不得开办实体、企业;严禁利用本会平台经营个人业务,严禁利用工作时间处理个人投资业务;一旦发现立即予以开除,永不录用。

    二、公章管理制度

1、联合会公章、财务章、党委章由办公室专人负责管理;

2、所有用印(含联合会文件、党委文件和各种便函)必须先填写用印申请,申请上注明日期、文件标题或事项、用印人、批准人、印数等,审批签字后由专人用印,并对用印文件复印后和用印申请一起归档保存备查。

3、未涉及经费开支和重要事项的用印,由秘书长审批;涉及经费开支及重要事项的用印,必须由会长签字审批后方可用印,会长签字审批的原稿,必须登记存档,不得丢失;

4、专管员应严格按规定履行用印手续。如遇特殊情况须携带印章到现场用印时,必须报会长批准,经手人在办理借出登记手续后,方可携印章外出,同时还必须有人陪同前往,返回联合会后经手人要即时交还印章,借印章外出期间经手人应对印章的安全与使用负全部责任;

5、对用印的文字内容秘书处必须认真审查。未经会长批准,严禁发出盖有印章的空白信笺。必要时经会长批准,专管员发出盖有印章的空白信笺时,要严格编号,并逐份登记去向,剩余的空白笺及时回收,任何人都不能强行向专管员索印用印,对此专管员有权拒绝并将情况及时上报。

6、凡盖出的各种印章,必须保证位置恰当,文字端正,图形清晰,维护印章的严肃性。

    三、档案管理制度

1、档案资料由办公室统一负责管理,商会的资料可以分为以下几个部分:

(1)财务资料:会计、出纳所记载的一切帐薄、原始凭据,所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证,所有收支凭证、财务用印申请等;

(2)会议资料:会员代表大会、理事会、会长办公会、监事会、党委会等研究讨论的提案,以及会议议程、会议决议、会议纪要、影视资料等;

(3)会员资料:会员提供的入会申请表、身份证复印件、企业工商营业执照复印件、照片、文字资料、通信地址、联系方式等;

(4)文件资料。联合会会自成立以来,上报、下发的所有正式文件、函件,包括政府有关部门,特别是主管部门发给本会的文件、函件,和以本会及秘书处名义,发出的所有函件、通知等;

(5)活动资料:本会组织的各种商务沙龙、信息交流、座谈会、茶话会、联欢会、团拜会、投资考察、培训学习、旅游交友等活动的函件、宣传资料及影音资料。

(6)对所有资料文件,包括公司证照皆应严格保管,并做好保密工作,严禁将资料文件等带出办公室;特别应加强对兄弟商协会资料、会员通讯录和重要科技经济信息的管理与保密;

(7)因工作需要借用、复印档案资料的,由秘书处复印后,公司证照的借用,须有专人陪同,复印件的借用,须经过秘书长批准后,并在复印件上注明复印人和用途,再加盖原件章,完成领出登记手续方能领出;

(8)秘书处收文后,应尽快呈送秘书长批阅,秘书长在收文呈阅表中写出具体处理意见:需呈送会长阅示的文件,及时呈阅,会长批示后,要及时归档;由部门执行的文件,明确到责任人,完成情况计入年底工作考核;呈阅表和文件原件一起归档备查;

(9)秘书处发文,必须坚持必要性、针对性、及时性的原则。文字要严谨,用语要规范,内容要精炼。成文后附发文呈签表,由秘书长审核,报会长审批签字后,用商会的文头下发或送达。印发的所有文件和函件,一律留一份并呈签表附底稿移交办公室存档。

(10)每年年底,对所有文件组织一次清理,归档文件档案,要准备检索手段,即编制目录、目录索引和重要文件资料卡片等,便于查寻;需留存的,装订成册;不需留存的文件统一销毁,不得外传或作他用。

 

 

 

 

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                              二〇一七年元月一日